En la actualidad, son muchas las empresas que buscan integrar una solución ERP en su compañía, ya que permite optimizar sus operaciones internas y sistemas de gestión. Pero ¿qué es ERP? ¿Para qué sirven los programas ERP? ¿Qué objetivos tiene? Cubriremos estos puntos a continuación.
ERP qué es y para qué sirve
¿Qué es una ERP?
Un ERP, de sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning, es un sistema de planificación de recursos empresariales.
Se trata de un software que permitirá a las empresas controlar toda la información que se genera en todos los ámbitos de la organización.
Los ERPS son softwares integrales. Es decir, los documentos relativos a los diferentes departamentos están integrados dentro del software y por lo tanto los integrantes se pueden comunicar e intercambiar información fácilmente al ejecutar los procesos pertenecientes al negocio.
Los ERPS suelen tener distintos módulos, (software modular) que acostumbran a relacionarse con los departamentos de la empresa: facturación, contabilidad, recursos humanos, ventas, logística, gestión de proyectos, operaciones en la cadena de suministro, gestión de riesgos, fabricación, compras, inventario, CRM. Además, una ERP completa también puede incluir herramientas de rendimiento para asistir a presupuestar, planificar, notificar y predecir resultados financieros.
Un sistema ERP suele tener una serie de módulos estándar, y es el cliente el que elegirá si quiere añadir más módulos en función de las necesidades de su empresa.
En este sentido, también son adaptables. Aunque los módulos estándar suelen cubrir una gran parte de las necesidades del negocio, cada empresa es un mundo, y es por ello por lo que normalmente los integradores de ERP cuentan con un equipo de desarrolladores que podrán adaptar su solución a los procesos de las distintas empresas.
¿Para qué sirve una ERP?
Los ERPs sirven para ayudar a una empresa a realizar todas las tareas de administración, automatizando, e integrando estos procesos empresariales en un mismo sitio. Tiene como propósito minimizar los tiempos y los errores, obtener datos fiables, y controlar los flujos de trabajo.
Un sistema de integración de datos y automatización de operaciones que se ha vuelto imprescindible en la gestión de muchas empresas de todas las industrias y tamaños. Por ejemplo, si eres una empresa con un sistema de gestión de stock, es importante que conozcas las ventajas de un almacén automatizado.
ERP en la nube vs ERP local
Cabe destacar que se puede tratar de una ERP en la nube o local (on premise), cada sistema con sus propias características, ventajas y desventajas.
Una ERP on premise requiere de una instalación local, alojandose en los servidores y en la infraestructura TI de la empresa, lo cual ofrece un mayor grado de seguridad física de la información.
Sin embargo, la empresa va tener que hacer frente a la compra de la licencia e instalación de la infraestructura del software, así como su mantenimiento. El equipo interno de soporte TI será el encargado del mantenimiento, la seguridad y la actualización del software. Esto significa contar con un personal especializado y con conocimientos del sistema constantemente actualizados para así poder mantener la operación consistente y confiable. Es por esta razón que una ERP local puede ser altamente costosa para la organización.
Alternativamente, existe la ERP en la nube, proveedores de software para cloud computing. Tiene las mismas funcionalidades de una ERP local pero se caracteriza por permitir una gestión de datos desde cualquier lugar, almacenando y creando copias de seguridad de una manera más eficaz y sencilla. El entorno cloud, permite a empresas de planificación de recursos empresariales reducir sus gastos de inversión ya que el pago va dirigido al uso del programa pero no para la instalación de la infraestructura. Esto ofrece mayor escalabilidad y flexibilidad para las empresas. Además, cabe destacar que las nuevas versiones de software en un sistema ERP, pueden ofrecerse de manera instantánea, agilizando la optimización de trabajo.
Existen también sistemas ERP híbridos, los cuales combinan tanto un software local como una solución ERP basada en la nube. Esta opción la suelen implementar organizaciones que ya cuentan con un sistema ERP on premise establecido, añadiendo soluciones cloud para servir como soporte a sus unidades de negocio pero sin alterar su sistema actual.
Objetivos de un ERP
Hay ERP muy distintos, y que varían según la tipología de funciones que ofrecen, pero la mayoría de ellos tienen una serie de características y objetivos en común.
– Facilitar el acceso por parte de los componentes de la organización a la información de la empresa de una manera objetiva, y confiable (cada usuario dispondrá de una serie de permisos que habilitarán o restringirán la información a la cual se tendrá acceso).
– Optimizar los procesos (digitalizar y acelerar los tiempos de gestión)
– Eliminar procesos innecesarios y tediosos (o manuales)
En resumen, con un ERP mejoramos de una manera considerable el tiempo de respuesta a las cuestiones derivadas del día a día, tanto frente a los clientes como dentro de la empresa, mejoramos la toma de decisiones y reducimos los costes de gestión y administración.
Interconectar los flujos de información
Como se ha mencionado, dentro del ERP interconectamos los flujos de información. Un ejemplo sería la llegada de un pedido de venta por parte de cliente. Si la empresa tiene el maestro de artículos bien definido en el software, es el propio ERP quién nos permitirá consultar si disponemos de inventario del material que se nos pide en el pedido de venta. En caso de no disponer de inventario, la Bill of Materials o escandallo (introducido también en la base de datos del ERP) nos proporcionará información de los subcomponentes necesarios para ensamblar dicho producto, así como donde se compra la materia prima, cuáles son los lead times tanto de compra como de fabricación…. Etc y así sucesivamente hasta el proceso de expedición. Es decir, el flujo de información será siempre el mismo a seguir, quedará debidamente documentado en los documentos relativos a cada proceso, y se podrá consultar fácilmente por parte de los distintos miembros de la organización (datos exactos, fechas, cantidades, datos de contacto de cliente… etc)
Minimizar los errores
El hecho de tener todo el proceso digitalizado, integrado, y automatizado es una garantía de la minimización de errores ya que se evitan errores humanos. Y en caso de haberlos, la comprobación y corrección de estos también será un proceso mucho menos tedioso.
Fiabilidad de la cadena de suministro
Siguiendo el ejemplo anterior, el ERP permite tener absolutamente trazados cada uno de los pasos de la cadena de suministro (desde las ventas, hasta el procesamiento de pedidos, pasando por todos los procesos intermedios). El éxito en una correcta implantación de ERP viene ligado a la calidad del Master Data. El ERP nos permite configurar todas aquellas características básicas para la ejecución de los procesos dentro de la cadena de suministro (stocks de seguridad, lead times, piezas por caja, fabricación contra pedido o contra stock…). Es más, los mejores ERPs disponen de un propio sistema de planificación de la demanda, con lo cual el hecho de ejecutarlo correctamente y con el Master Data en condiciones, es garantía de éxito y de fiabilidad en el seguimiento de cada uno de los pasos de la Cadena de Suministro: permitiéndonos minimizar las roturas de stock, los errores de inventario, los retrasos en las fabricaciones, etc…
Integrar el Business Intelligence
Hay quien suele confundir el BI (Business Intelligence) con el ERP, pero de ningún modo son el mismo tipo de Software.
Los softwares BI trabajan con los datos recogidos en la base de datos del ERP y su principal objetivo es el análisis de estos mismos datos y su interpretación y representación en gráficos y tablas visuales (que pueden utilizarse como Dashboards o muestras de KPIs).
Se podría decir que el ERP es el encargado de almacenar todos los datos de la empresa, y el BI es el encargado de tomar dichos datos y presentarlos en un modo que sea fácilmente interpretable y que permita, por lo tanto, la obtención de conclusiones claras.
Hoy en día la popularidad de los sistemas BI está creciendo de manera considerable, ya que, por muy buenos que sean los ERPs, suelen carecer de sistemas de visualización intuitivos. Es por ello por lo que sugerimos trabajar con las dos herramientas en paralelo. Tener al día los datos del ERP es clave para posteriormente realizar unos Dashboards fiables en el BI.
Ejemplo práctico de qué es un ERP
Actualmente hay muchos ERPs, y cada uno suele tener sus ventajas, ya que algunos están más focalizados en la parte de contabilidad y otros más focalizados en la parte operativa.
Un ejemplo de un ERP potente es el de Microsoft, Dynamics 365 Business Central. El cual es un software muy completo, con una parte de operaciones potente, y módulos como el de fabricación, adaptados a empresas que fabrican componentes a diario; y con un precio competitivo en el mercado.
Desde GoIndustry4.0, disponemos de partners que implantan el ERP de Microsoft, y solemos hacer integraciones conjuntas.
El éxito en las implantaciones de ERP, es realizar una consultoría previa para analizar los procesos operativos y definir las condiciones bajo las que se trabajará. Aquí es donde entramos en juego y podemos ayudarte a elegir la opción que mejor se adapte a ti.
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